Möchten Sie an einem bestimmten Vergabeverfahren teilnehmen, können Sie beim öffentlichen Auftraggeber die erforderlichen Unterlagen für die Ausschreibung anfordern. Meist werden diese aber auch online, beispielsweise auf der Internetseite des Auftraggebers, zum Download zur Verfügung gestellt.

Durch die Einführung der elektronischen Auftragsvergabe (eVergabe) ist es bereits bei vielen Ausschreibungen möglich, die Vergabeunterlagen sowie die Einreichung Ihres Angebots elektronisch zu erledigen. Die Vergabe öffentlicher Aufträge kann dadurch effektiver abgewickelt werden und verbessert die Kommunikation zwischen Unternehmer und öffentlichem Auftraggeber. Allerdings handelt es sich hierbei nicht um eine "einfache" E-Mail.

Hinweis: Nutzen Sie entsprechende elektronische Vergabeplattformen und Onlinedienste.

Die Vergabeunterlagen bestehen in der Regel

• aus einem Anschreiben, in dem die Anbieter zur Abgabe eines Angebots aufgefordert werden,
• den Bewerbungsbedingungen, einschließlich der Eignungs- und Zuschlagskriterien,
• den Vertragsunterlagen, die aus der Leistungsbeschreibung und den Vertragsbedingungen bestehen.

Die Leistungsbeschreibung ist der für die Bieter wichtigste Teil der Vergabeunterlagen. Hier wird wettbewerbsneutral die gewünschte Leistung beschrieben. Dabei hat der Auftraggeber das Leistungsbestimmungsrecht, das heißt er allein darf bestimmen, "was" beschafft werden soll, welche Eignungs- und Zuschlagskriterien gelten und wie diese gewertet werden sollen. Die Leistung muss so eindeutig und erschöpfend beschrieben werden, dass alle bietenden Unternehmen die Beschreibung im gleichen Sinne verstehen können. Denn nur so können eingereichte Angebote miteinander verglichen werden.